Dépôts de comptes, annonces légales et bénéficiaires effectifs.

Le calendrier du dépôt des comptes

Deux délais s'enchaînent et se confondent souvent :

1. L'assemblée d'approbation des comptes doit se tenir dans les six mois de la clôture de l'exercice.
2. Le dépôt au greffe intervient ensuite dans le mois qui suit l'approbation, délai porté à deux mois en cas de dépôt par voie électronique.

Les pièces attendues : les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe), le procès-verbal d'approbation, la décision d'affectation du résultat et, selon la taille et la forme de la société, le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes.

Les options de confidentialité

Elles sont largement méconnues, alors qu'elles sont ouvertes à la majorité des petites structures.

• Micro-entreprises au sens comptable : possibilité de demander que les comptes annuels ne soient pas rendus publics, en application de l'article L. 232-25 du code de commerce.
• Petites entreprises : possibilité de demander la confidentialité du seul compte de résultat, le bilan restant public.

Deux précisions déterminantes. D'une part, la confidentialité ne dispense pas du dépôt : les comptes sont bien déposés, seule leur diffusion aux tiers est restreinte ; les administrations, les autorités judiciaires et la Banque de France y conservent accès. D'autre part, la déclaration de confidentialité doit accompagner le dépôt : elle ne se rattrape pas ensuite.

Ce que coûte un défaut de dépôt

• Le président du tribunal peut, à la demande de tout intéressé ou du ministère public, enjoindre au dirigeant de déposer les comptes, sous astreinte (art. L. 611-2 du code de commerce).
• Le défaut de dépôt est en outre sanctionné par une amende à la charge du dirigeant.
• L'effet le plus tangible est ailleurs : l'absence de comptes déposés est lue comme un signal négatif par les banques, les assureurs-crédit et les acheteurs publics, et pèse sur les scores de solvabilité — donc sur les conditions de paiement obtenues des fournisseurs.

Les annonces légales

Leur tarification est réglementée par arrêté annuel : un forfait national s'applique aux avis les plus courants (constitution, dissolution notamment), tandis que les autres avis sont tarifés au caractère. Le support choisi doit être habilité à recevoir les annonces légales dans le département du siège. Ces montants sont des débours : nous les refacturons à l'euro près, sans marge, et le devis les distingue des honoraires.

Le registre des bénéficiaires effectifs

Toute société non cotée doit déclarer ses bénéficiaires effectifs, c'est-à-dire les personnes physiques détenant directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote, ou exerçant un contrôle par d'autres moyens. La déclaration est initiale à l'immatriculation, puis doit être mise à jour à bref délai après tout changement — cession de parts, entrée d'un nouvel associé, modification de la chaîne de détention. C'est l'obligation la plus fréquemment oubliée après une cession, alors qu'elle est sanctionnée pénalement.